Datenschutzerklärung

datadice GmbH, Mauer 2, 96450 Coburg, vertreten durch den Geschäftsführer Thomas Knorr. Kontakt: solutions@datadice.io, Telefon +49 9561 7093906. Die vollständigen Angaben stehen im Impressum.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür liegen nicht vor. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte Adresse.

demo.datadice.io ist eine Vorführ-Umgebung. Sie zeigt unsere Software — CRM, Wissensportal und Gesprächsaufzeichnung — anhand von Beispieldaten und Zugängen, die wir für einzelne Interessenten und Kunden einrichten. Ein offener Zugang besteht nicht; jedes Konto wird von uns angelegt oder eingeladen.

Zur Anwendung gehört die iOS-App „datadice Voice Recorder“. Sie nimmt Gespräche auf dem Telefon auf und überträgt sie an diese Umgebung; ausgewertet und gespeichert wird ausschließlich hier, nicht auf dem Gerät. Für die App gilt diese Erklärung mit.

Bitte geben Sie in dieser Umgebung keine echten personenbezogenen Daten Dritter ein, die Sie nicht ohnehin verarbeiten dürfen. Für Daten, die Sie als Kunde hier einstellen, sind Sie der Verantwortliche und wir Auftragsverarbeiter — dafür schließen wir auf Wunsch einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP- Adresse, Zeitpunkt, angefragte Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, Browser- und Betriebssystemkennung. Sie dienen der Auslieferung, der Stabilität und der Erkennung von Angriffen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb. Die Protokolle werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

Für die Anmeldung verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Name, ein Passwort-Hash beziehungsweise die Kennung Ihres Anmeldeanbieters (Google, Microsoft), ein optionales Profilbild sowie den Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Eingesetzt wird dafür Firebase Authentication.

Nach der Anmeldung setzen wir einen Sitzungs-Cookie (__session). Er ist für den Betrieb unbedingt erforderlich und bedarf keiner Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Weitere Cookies setzen wir nicht; eine Reichweiten- oder Nutzungsanalyse findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses) beziehungsweise lit. f DSGVO.

Firmen, Kontakte, Chancen, Angebote, Aufträge, Aufgaben, hochgeladene Dokumente und Gesprächsaufzeichnungen speichern wir in einer PostgreSQL-Datenbank (Google Cloud SQL) und einem Objektspeicher (Google Cloud Storage), beide in der Region europe-west4 (Niederlande). Die Daten der einzelnen Mandanten sind auf Datenbankebene getrennt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit Sie personenbezogene Daten Dritter einstellen, handeln wir insoweit in Ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

Das Modul „Gespräche“ zeichnet auf Ihre Veranlassung hin Tonspuren auf, wandelt sie in Text um und fasst sie zusammen. Aufzeichnungen sind nur zulässig, wenn alle Beteiligten zuvor eingewilligt haben — die Einwilligung einzuholen und zu dokumentieren, obliegt der Person, die die Aufnahme startet. Die Anwendung hält den Einwilligungsvermerk zu jeder Aufnahme fest.

Die Tonspur wird nach der je Mandant eingestellten Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht; Text und Zusammenfassung bleiben erhalten, bis Sie die Aufnahme löschen.

Die App ist ein dünner Client: Sie greift auf Ihre Veranlassung hin auf das Mikrofon zu, nimmt das Gespräch auf und überträgt es an diese Umgebung. Transkription, Zusammenfassung und Speicherung finden nicht auf dem Gerät statt, sondern hier — es gelten deshalb dieselben Angaben wie oben zu Gesprächsaufzeichnungen und Sprachmodellen. Die App zeigt weder Transkripte noch Auswertungen an; aus dieser Umgebung lädt sie ausschließlich die Liste Ihrer Firmen, damit sich eine Aufnahme zuordnen lässt.

Ohne Ihre Freigabe des Mikrofonzugriffs findet keine Aufnahme statt; jede Aufnahme wird von Ihnen gestartet. Rechtsgrundlage für den Zugriff auf das Mikrofon ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können — in der App oder in den Einstellungen Ihres Geräts. Für die Aufnahme selbst gilt unverändert: Sie ist nur zulässig, wenn alle Beteiligten zuvor eingewilligt haben.

Zum Verbinden erzeugen Sie in Ihrem Profil einen Zugangscode. Wir speichern davon nur eine nicht rückrechenbare Prüfsumme; er gilt 15 Minuten und nur einmal. Danach hält die App einen Zugangsschlüssel, von dem wir ebenfalls nur eine Prüfsumme speichern — zusammen mit einer groben Gerätebezeichnung („iPhone“), dem Zeitpunkt der Verbindung und dem der letzten Nutzung. Diese Angaben stehen unter „Verbundene Geräte“ in Ihrem Profil, und dort trennen Sie ein Gerät auch wieder. Eine Gerätekennung, den Standort oder Kontaktdaten erheben wir nicht.

Die App enthält keine Analyse- oder Werbebestandteile. Rechtsgrundlage für Anmeldung und Übertragung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für Transkription, Zusammenfassungen, die Recherchefunktion und die Suche im Wissensportal nutzen wir Google Vertex AI (Modelle Gemini 2.5 Flash und text-embedding-005) in der Region europe-west4. Übermittelt werden dabei die jeweils betroffenen Inhalte — etwa die Tonspur eines Gesprächs, ein hochgeladenes Dokument oder Ihre Suchanfrage.

Google verarbeitet diese Inhalte als Auftragsverarbeiter und nutzt sie nach den Bedingungen von Vertex AI nicht zum Training seiner Modelle. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Einladungen und Links zum Setzen eines Passworts versenden wir über Resend (Resend, Inc., USA). Übermittelt werden Empfängeradresse, Betreff und Inhalt der Nachricht.

Die Übermittlung in die USA stützen wir auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Trotz dieser Garantien lässt sich ein Zugriff US-amerikanischer Behörden nicht vollständig ausschließen.

• Google Ireland Ltd. / Google LLC — Firebase App Hosting, Firebase Authentication, Cloud SQL, Cloud Storage, Cloud Tasks, Vertex AI (Verarbeitung in der EU, Region europe-west4 bzw. europe-west3)
• Resend, Inc. — Versand von System-E-Mails (USA)

Mit allen genannten Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Konten und Inhalte einer Vorführ-Umgebung löschen wir, wenn der Zugang nicht mehr benötigt wird, spätestens zwölf Monate nach der letzten Anmeldung. Server-Protokolle löschen wir nach 30 Tagen, Tonspuren nach der eingestellten Aufbewahrungsfrist. Gesetzliche Aufbewahrungs- pflichten bleiben unberührt.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wenden Sie sich dafür an solutions@datadice.io. Sind Sie Nutzer eines Kundenmandanten, richten Sie Ihr Anliegen bitte an das Unternehmen, das Ihnen den Zugang gegeben hat — wir handeln insoweit nur in dessen Auftrag.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Anwendung oder die eingesetzten Dienste ändern. Es gilt jeweils die hier abrufbare Fassung.